Reuniones fantasma y salas vacías: el coste invisible del trabajo híbrido

Reservar una sala de reuniones y luego no utilizarla no parece, a primera vista, un gran problema. Cancelaciones de última hora, una agenda que cambia, una convocatoria que nadie libera… Las "reuniones fantasma" impactan en la sostenibilidad y la economía de las empresas Pero, en una empresa con decenas o cientos de espacios compartidos, ese gesto cotidiano tiene un coste: salas bloqueadas, equipos preparados para funcionar, climatización en marcha y empleados buscando un espacio libre mientras algunas salas están vacías. He hablado con Agustín Santos, Head of Direct Engagement de Logitech para España y Portugal, quien lo resume con una expresión muy clara: "reuniones fantasma". El 25% de las que se convocan son reuniones fantasma Reservar y no usar El problema, según señala, no es solo organizativo, sino también económico y energético: "Al final tienes una infraestructura, tienes el aire acondicionado, tienes la luz y luego la gente no accede a esas salas". Logitech calcula que este fenómeno no es anecdótico: "Estimamos que un 25% de las que se convocan son reuniones fantasma", afirma Santos. Es decir, una de cada cuatro reuniones reservadas podría acabar ocupando espacio en el sistema de gestión de salas, pero no en la realidad física de la oficina. El coste oculto de una sala que nadie usa El impacto de esas reuniones fantasma va más allá de una sala desaprovechada. Santos insiste en que, "cuando la reservas, muchas veces los equipos se ponen en modo de uso, con lo cual gastan más energía". A eso se suma "toda la parte de infraestructura", que también puede activarse o incrementar su consumo. "Hay una serie de costes implícitos cuando reservas una sala y no apareces", resume. Detectar ese patrón permite "ahorrar energía" y, al mismo tiempo, "darle más recursos a la empresa". A eso se añade el impacto en otras personas que podrían usarla: "Muchas veces nos pasa que ves una sala ocupada en la que no hay nadie y la gente está en el pasillo", señala Santos. La cuestión afecta a grandes corporaciones, pero también a compañías medianas e incluso pymes. "Esto vale para casi cualquier empresa", apunta. Lo importante, según explica, es pasar de la percepción a los datos: saber qué salas se usan, cuánto se usan, cuántas personas entran realmente y qué consumo energético está asociado a ese uso. Medir cómo se usan realmente los espacios La clave está en analizar "cuánta gente hay de media por reunión", "cuántas horas se utiliza la sala al día en videoconferencia" y distintos parámetros ambientales, como "calidad del aire", "coste de energía" o "nivel de CO2". Esa información puede ayudar a ajustar mejor climatización, iluminación y distribución de espacios. También es importante detectar si una sala está sobredimensionada para el uso que recibe. El dato de ocupación es especialmente importante en un momento en el que las oficinas han cambiado. Antes de la pandemia, muchas empresas diseñaban sus espacios pensando en reuniones presenciales de 15, 20 o 25 personas. Ahora, en cambio, "en el trabajo híbrido, en...