Interner Magento-Shop für Mitarbeiter, Standorte und Außendienst

In diesem Beitrag soll es darum gehen aufzuzeigen welche Möglichkeiten es gibt die interne Beschaffung mit Magento Onlineshop zu realisieren. Alles in einem internen Store, der nicht für die Öffentlichkeit erreichbar ist, aber den Komfort eines modernen Onlineshops bietet. Typische Probleme im Unternehmen ohne internen Shop Typisches Probleme sind die interne Beschaffung von Arbeitskleidung, Werbemittel, Messebedarf, Ersatzmaterial oder Standortbedarf. Dies wird ohne einen Shop üblicherweise per E-Mail, Excel-Listen, Telefon oder sogar vor Ort über einzelnen Ansprechpartner bestellt. Das Ganze ist somit kein IT-Thema was eCommerce betrifft sondern es geht um HR, Einkauf, Marketing, Vertrieb, Innendienst oder auch Facility Management. Schlicht alles was intern (regelmäßig) beschafft werden muss. Was ist ein Mitarbeiter-Shop / Company Store Es handelt sich dabei vor allem um einen geschlossenen Shop nur für z.B. Mitarbeiter, Standorte, Außendienst. Womöglich aber auch für Händler, Partner oder andere Nutzergruppen. Der zentrale Punkt ist, dass dieser keine öffentliche B2C-Ausrichtung oder auch öffentlich B2B-Ausrichtung hat. Es geht nicht um Neukunden werben darüber oder auch Zugriff zu erlauben, sondern üblicherweise darum bestehende Prozesse für bekannte Nutzergruppen effektiver und effizienter abzuwickeln. Die Namen für diese Art von Shop sind unterschiedlich. Company Store, Employee Store, interne Shop, Uniform Store, Group Store, internes Bestellportal und vermutlich noch einige mehr. Was sind typische Einsatzbereiche eines interner Shops? Die Einsatzbereich sind recht vielfältig. Hier einige der Bereiche, die sich gut abdecken lassen Arbeitskleidung oder PSA (Persönliche Schutzsausrüstung) nach Abteilung, Rolle usw. Corporate Fashion zentral in richtigen Größen, Ersatz usw. Werbemittel oder Giveaways Messeausstattung Diverse Standortbedarf von A bis Z. Onboarding-Pakete für Mitarbeiter, Auszubildende,... Außendienst-Material vom Kugelschreiber bis personalisierte Kundenpakete Händler-/Partner-Material inkl. womöglich Branding für "Max Müller GmbH" Der zentrale Punkt ist, dass es keinen öffentlichen Checkout/Kassenvorgang und üblicherweise auch keine öffentlichen Produktkatalog gibt. Die Abwicklung der Zahlung ist auch komplett anders gelöst je nach Anforderungen. Es kann z.B. sein, dass es "gratis" ist und schlicht intern erfasst wird und automatisch auf eine bestimmte Kostenstelle erfasst wird, automatisch exportiert wird wöchentlich? Oder es ist standardmäßig auf Rechnung gesetzt, aber z.B. nur monatlich eine Rg für alle Bestellungen erstellt? Die Möglichkeiten hier sind "unbegrenzt" und Magento kann schlicht genau auf die jeweilige Situation angepasst werden. Auch die Eingabe der Rg und Lieferanschrift entfällt üblicherweise und ist schlicht "fest" für den Useraccount. Wenn es aber unterschiedliche Standorte gibt oder die Lieferanschrift frei wählbar sein soll, ist auch das möglich. Wenn der Lieferstandort immer gleich ist aber sich die Rg. Anschrift laufend ändert, ist auch das möglich. Magento ist hier extrem mächtig. Der Shop hat auch üblicherweise keine SEO-Zielsetzung oder generell keine Neukundengewinnung. Der Shop ist üblicherweise "versteckt" und rein für interne Zwecke. Intern kann der natürlich aber genutzt werden um neue Partner von der eigenen Leistungsfähigkeit zu überzeugen. Je nach Anforderungen ist auch möglich Berechtigungen, Budgets, Kostenstellen, Freigaben, Rollen und interne Prozesse zu berücksichtigen. Wenn z.B. Mitarbeiter A nur im Bereich X bestellen darf, ist das abbildbar. Genauso evtl. maximale Budgets, Monatsbudgets oder ähnliches. Auch das lässt sich alles in Magento genau so umsetzen, wie es benötigt wird. Magento kann schlicht "überall" angepasst werden auf die eigenen Bedürfnisse. Welche Probleme ein Company Store lösen kann? Das größte Problem bzw. Verbesserung ist die Zeitersparnis. Es gibt schlicht weniger E-Mail-Aufwand bzw. Fax/Telefonate, eben weil die interne Beschaffung über den Shop läuft. Es gibt weniger falsche Bestellungen, da das was bestellt wird klar erkennbar ist und es somit keine Missverständnisse bei der Übertragung der Bestellung gibt. Wenn nötig können Berechtigungen/Rollen verwendet werden um Zugriff auf das Sortiment zu steuern. Generell wirkt der Shop durch das einheitliche Corporate Design schlicht professioneller als womöglich X Excel-Listen oder ähnliches. Der Shop erlaubt eine bessere Budgetkontrolle und auch nachvollziehbarerer Bestellhistorie. Über die Bestellhistorie wiederum können auch Nachbestellungen mit wenigen Klicks ausgelöst werden. Generell führt die Verwendung solch eines Shops zu einer besseren Datenbasis, die wiederum als Grundlage für den Einkauf und Planung dienen kann. Warum Magento für solche Sonderfälle interessant sein kann? Magento eignet sich besonders, wenn individuelle Abläufe umgesetzt werden sollen. Dazu zählen z.B. Schnittstellen, B2B Funktionen oder auch Sonderlogik (z.B. Rollen, Freigaben). Das Shopsystem ist stark anpassbar und hat sehr mächtige Schnittstellen (APIs). Von einem simplen Export in z.B. Excel-Format können automatisierte API-Aufrufe umgesetzt werden. Schlanker Start statt Mammutprojekt Unsere Empfehlung ist jedoch mit einem klar abgegrenzten Szenario zu starten. z.B. Arbeitskleidung für eine Mitarbeitergruppe oder bestimmte Art von Messebdarf. Man sollte sich etwas herauspicken, was wiederkehrende Abläufe/Produkte sind, die intern beschafft werden müssen. Mit solch einem Bereich fängt man an und nimmt da womöglich auch nur die Standard-Variante zunächst. Dann wird diese Lösung produktiv eingeführt und nun wird laufend nachbessert und der Umfang erweitert. Es sollte auf keinen Fall versucht werden in einem Projekt z.B. die komplette interne Beschaffung umzustellen inkl. evtl. Freigabe für Gefahrenstoffe, Mehrstufige Freigabeprozess, Anbindung an ERP-System usw. So klein wie möglich starten und dann basierend auf den neuen Erfahrungen zielgerichtet und in kleinen stufen weiter ausbauen. Zusammenfassung Ein Mitarbeiter-Shop, Company Store oder interner Merch Store ist kein klassischer Onlineshop für Endkunden, sondern ein internes Bestell- und Prozesssystem. Er eignet sich besonders für Unternehmen, die regelmäßig Arbeitskleidung, Werbemittel, Giveaways, Messeausstattung, Standortbedarf oder Außendienstmaterial intern bereitstellen müssen. Der zentrale Unterschied zu einem normalen Onlineshop: Es geht nicht um öffentlichen Verkauf. Im Mittelpunkt stehen Berechtigungen, Rollen, Kostenstellen, Budgets, Freigaben, interne Lieferadressen und Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie ERP, Warenwirtschaft, HR oder Buchhaltung. Für Mittelstand und Konzerne kann ein interner Shop vor allem dann sinnvoll sein, wenn Bestellungen heute noch über E-Mail, Excel, Telefon oder einzelne Ansprechpartner laufen. Typische Probleme sind falsche Bestellungen, unklare Freigaben, fehlende Transparenz über Kosten, dezentrale Lagerbestände oder hoher manueller Aufwand in Einkauf, Marketing, HR oder Vertrieb. Ein gut geplanter Company Store kann hier klare Vorteile bringen: Mitarbeiter oder Standorte sehen nur die Produkte, die für sie relevant sind. Budgets und Kostenstellen können automatisch berücksichtigt werden. Freigaben lassen sich digital abbilden. Nachbestellungen werden einfacher. Bestellhistorien und Auswertungen werden nachvollziehbar. Interne Prozesse werden standardisiert und entlasten Fachabteilungen. Magento kann für solche Sonderfälle interessant sein, weil es nicht nur als klassischer Shop, sondern auch als individuell anpassbares Bestellportal genutzt werden kann. Besonders relevant wird das, wenn unterschiedliche Nutzergruppen, Sonderlogiken, Schnittstellen oder komplexe interne Abläufe abgebildet werden müssen. Wichtig ist jedoch: Der Erfolg hängt weniger von der Shopsoftware allein ab, sondern von der sauberen Prozessaufnahme vor Projektstart. Unternehmen sollten klären, welche Nutzergruppen bestellen dürfen, welche Produkte sichtbar sind, wie Freigaben laufen, welche Kostenstellen genutzt werden und welche Systeme angebunden werden müssen. Der beste Einstieg ist meist kein großes Mammutprojekt, sondern ein klar abgegrenzter Startbereich, zum Beispiel Arbeitskleidung für eine Abteilung, Messebedarf für Standorte oder Werbemittel für den Außendienst. Danach kann der interne Shop schrittweise erweitert werden. Fazit: Ein interner Magento-Shop lohnt sich vor allem dort, wo wiederkehrende interne Bestellungen, viele Beteiligte und klare Freigabe- oder Kostenstellenprozesse zusammenkommen. Dann wird aus einem vermeintlichen „Shop“ ein digitales Werkzeug zur Prozessentlastung, Standardisierung und besseren Steuerung interner Beschaffung. Sie möchten weitere Informationen zu dem Thema? Sprechen Sie uns gerne für ein unverbindliches und natürlich kostenlose Gespräch an. Gerne tauschen wir uns über mögliche Ideen/Gedanken aus egal ob es zu einer Zusammenarbeit kommt oder auch icht. Weitere Informationen finden Sie auch hier: Informationen zu Programmierung individueller Magento Erweiterungen (Funktionen) Informationen zu Magento als B2B Bestellportal (jedoch nicht interne Shop) Informationen zu Magento Schnittstellen Programmierung Informationen zu Magento Betreuung und Verbesserungen