Magento Onlineshop im Mittelstand einsetzen

In diesem Beitrag soll einmal vorgestellt werden wie ein traditionelles Unternehmen im deutschen Mittelstand oft noch arbeitet und wie dort ein Onlineshop eingesetzt werden kann. Im Mittelstand ist Vertrieb und Auftragsabwicklung heute oft noch stark personen- und prozessabhänig. Das bedeutet es fehlt die (mögliche) Automatisierung welcher solch ein Shop liefern kann. Wie arbeiten viele traditionelle Mittelständler heute ohne Onlineshop? Es gibt typischerweise einen Mix aus Außendienst, Innendienst, ERP/Warenwirtschaft, Excel, PDF-Katalogen und Bestellungen per Telefon, E-Mail oder teilweise auch noch Fax. Es gibt oft einen Mix aus analogen und halb-digitalen Bestellungen. Bestellungen per Telefon und Fax als klar analoge Wege sind schlicht weiterhin Realität. Dazu gibt es oft historisch gewachsen den Bedarf alte Rechnungen oder Unterlagen, die separat bereitgestellt werden müssen. Das bedeutet in der Praxis ist es so, dass ein Kunde anruft oder mailt eine Artikelliste. Der Innendienst muss die Verfügbarkeit prüfen, fragt ggf. im Lager oder WaWi-System nach, baut ein Angebot, klärt womöglich Sonderpreise/-konditionen und erfasst die Bestellung manuell im ERP System. Dazu kommen im Laufe des Prozess noch Beantwortung/Informationen zum Lieferstatus, Rechnungen, Nachbestellungen und ähnlichen Dingen. Natürlich arbeitet nicht jeder Mittelständler so, aber bei vielen B2B-Unternehmen sind Varianten davon auch heute noch normal. Was sind die Probleme und Herausforderungen ohne Onlineshop? Das Hauptproblem ist schlicht die fehlende Skalierbarkeit ohne automatische Prozesse durch einen Onlineshop. Es entsteht ein Kapazitätsproblem im Vertrieb. Jede Bestellung, jede Preisfrage und jede Nachbestellungn binden Personal. Wenn Aufträge per E-Mail oder Telefon hineinkommen, wächst der Aufwand fast linear mit. Das Bestellvolumen per Onlineshop kann logischerweise deutlich höher sein mit der identischen Anzahl an Personen als es jemals per E-Mail/Telefon oder anderen halbanalogen Verfahren möglich ist. Der weitere große Punkt sind Fehler und Reibungsverluste. Es kommt schnell zu falschen Artikelnummern, Missverständnissen bei Mengen, individuelle Preise in Excel die falsch ermittelt/aktualisiert wurden, unklare Freigaben, fehlende Transparenz über Lagerbestände oder auch Liefertermine. Ein Teil davon ist begründet, dass manuelle Prozess schlicht fehleranfällig sind als automatisierte Prozesse. Ein Herausforderung sind die fehlenden verwertbaren Daten ohne Onlineshop. Besonders im Zeitalter von KI ist es zwingend nötig Daten über sein eigenes Unternehmen, Prozess, Kunden usw. zu haben. Nur mit diesen Daten können wiederum Verbesserungen für das eigene Geschäft getroffen werden. Ein Onlineshop erfasst genau wann, wer warum was wie gekauft hat. Dazu werden aber auch viele mehr Daten erhebbar, die in den nächsten Jahrzehnten den Unterschied zwischen weiterem Erfolg oder Misserfolg machen können. Ein großes Problem ist, dass das Unternehmen stark von einzelnen Mitarbeitern abhängig ist. Wenn Preislogik, Produktwissen und Kundenhistorie primär im Kopf des Außendienst oder im Mailpostfach des Innendiensts liegen, ist das riskant. Sobald eine Person krank ist, im Urlaub oder womöglich in Rente geht fehlt dieses Wissen. Idealerweise liegt dieses wissen im Onlineshop. Dann können auch neue Mitarbeiter schnell damit arbeiten und die langjährigen Experten klären primär exotische Sonderfälle und kritische Verläufe. Was kann ein Magento Shop konkret lösen? Ein Magento Onlineshop löst vor allem dort Prozess und Herausforderungen, die aus wiederkehrenden Standardarbeiten bestehen. Das Thema B2B-Self Service ist da der zentrale Punkt. Wenn Kunden zum Beispiel ein klar definiertes Sortiment haben aus dem mehr oder weniger laufend Dinge bestellt werden ist das der perfekte Fall für einen Shop. Die Preise sind bekannt bzw. werden laufend angepasst/verhandelt, aber sind schlicht fix. Die Konditionen zu Lieferung usw. das selbe. Der Shop kann z.B. Verbrauchsmaterial oder Ersatzteile oder wiederkehrende Anschaffungen ideal abdecken. Dabei darf man sich nicht von einem B2C Shop täuschen lassen. Es gibt KEINEN Grund, dass ein Kunde z.B. per Paypal oder überhaupt zahlen muss in einem B2B Shop. Wenn man selbst mit monatlichen Rechnungen oder ähnliches arbeitet, kann ein Shop auch das abbilden. Ein großer Vorteil sind (wenn gewünscht) einsehbaren Bestände und Lieferfähigkeiten. Auch dies kann in einem Shop schlicht den B2B Kunden angezeigt werden. Natürlich nur nach Login und nicht "der Welt". Darüber können die eigenen Kunden genau planen und einsehen wann/was sie womöglich bestellen wollen/müssen. Neben der reine Abwicklung/Platzierung der Bestellung können auch umfangreiche Selfservices wie Inhalte und Kundenservice angeboten werden. Das können Produktdatenblätter, Ersatzteilinfos, Rechnungen, Bestellhistorie, Nachbestellungsfunktion und mehr sein. Alles das kann je nach Bedarf zentral für einen Kunden verwaltet werden vom Kunden selbst. Bedeutet der Kunde hat womöglich 5 Accounts für Einkäufer, aber alle sehen im Shop zentral was bei einem B2B Unternehmen bestellt wurde. Wo liegt der eigentliche betriebswirtschafte Nutzen? Weniger Prozesskosten pro Auftrag Wenn Standardbestellungen nicht mehr durch den Innendienst laufen, sinken Erfassungs- und Abstimmungsaufwände deutlich Höhere Verfügbarkeit des Vertriebs Der Shop übernimmt den verkauf bzw. Bestellannahme auch wenn kein Mitarbeiter erreichbar ist. Dazu können die Mitarbeiter nun darauf fokussieren den Bestellprozess zu verbessern, statt ihn selbst komplett abwickeln zu müssen. Es ist Zeit sich auf Probleme oder exotische Fälle zu konzentrieren Weniger Fehler Kunden wählen selbst die Produkte, sehen die Preise, sehen alle relevanten Angaben, prüfen diese und bestellen. Es entfallen somit verschiedenste Quellen für Fehler. Mehr Umsatz aus Bestandskunden Insbesondere Bestandskunden können Nachbestellungen, "Schnellbestellungen" oder auch kundenspezifische Nachbestellungen deutlich einfacher/bequemer und somit hoffentlich häufiger durchführen. Bessere Steuerbarkeit Erst mit einem digitalen Kanal entsteht eine wirklich saubere Sortimentssteuerung, Preislogik, Kundensegmente aber auch Warenkorbanalysen. Diese Daten sind zentral für späteren KI-Anwendungen. Was kann Magento jedoch nicht lösen? Klassiker sind schlechte Produktdaten. Es gibt den klassischen Satz "Shit in, Shit out" in der IT. Wenn die Produktdaten, Texte, Informationen oder auch Bilder schlicht schlecht oder auch falsch sind, ist das Ergebnis das selbe. Ein Problem sind chaotische Preise. Wenn zum Beispiel jeder Kunde hochgradig individuelle Preise verhandeln konnte/durfte und ein komplettes Chaos erlaubt wurde. Das kann ein Shop auch nicht lösen und die Abbildung solch eines Chaos löst das Problem nicht. Dann müssen z.B. nur gewiss Sortimente im Shop freigegeben werden oder den Kunden schlicht einheitlichere Preise aufgezwungen werden. Wenn das ERP-System nicht sauber integriert ist und z.B. laufend Bestellungen irgendwo "hängen bleiben" oder Infos falsch im Shop landen ist das ein riesen Problem. Automatisierung läuft nur fehlerfrei, wenn diese auch vernüftig umgesetzt wurde. Wenn es laufend vermeintliche Sonderfälle gibt (die keine sind) und daraufhin etwas schief läuft, versaut das natürlich die Prozesssicherheit. Der Vertrieb darf dazu den Shop nicht als Konkurrenz sehen sondern als Entlastung. Der Vertrieb kann sich auf die Dinge fokussieren, die kein Standardablauf sind sowie laufende Verbesserung der Abläufe. Beispiele für fiktive Unternehmen in Deutschland Maschinenbau-Zulieferer aus Baden-Württemberg Fiktiv: Antriebstechnik GmbH, 120 Mitarbeitende, verkauft Lager, Kupplungen und Ersatzteile an Industriekunden. Heute ohne Shop: Bestellungen kommen per E-Mail mit Artikellisten. Sonderpreise liegen in Excel oder im ERP. Wiederkehrende Bestellungen laufen über den Innendienst. Für Angebote bei größeren Mengen telefoniert der Kunde mit dem Vertrieb. Probleme: Hoher manueller Aufwand, viele Tippfehler bei SKUs, langsame Angebotserstellung, starke Abhängigkeit vom Vertriebsinnendienst. Magento-Lösung: Quick Order nach SKU, Negotiable Quotes für Projektmengen, Downloadbereich für Datenblätter und Zertifikate. Nutzen: Standardaufträge gehen in den Self-Service, der Vertrieb konzentriert sich stärker auf Beratung und Großprojekte. Elektrogroßhandel aus Nordrhein-Westfalen Fiktiv: Gebäudetechnik GmbH, 4 Standorte, Kunden sind Installateure und Handwerksbetriebe. Heute ohne Shop: Morgens rufen Monteure vom Einsatzort an und fragen nach Verfügbarkeit. Der Innendienst prüft Bestand je Lager, reserviert Ware und nimmt Bestellungen telefonisch auf. Probleme: Hoher Telefondruck, unklare standortübergreifende Verfügbarkeiten, Medienbrüche zwischen Kunde, Vertrieb und Lager. Magento-Lösung: Inventory Management mit mehreren Sources/Stocks, salable quantity, kundenspezifische Preislisten, Quick Order und Nachbestelllisten. Mehrerer Lager, Abholorte und salable quantities. Nutzen: Der Kunde sieht selbst, was wo verfügbar ist, bestellt direkt und der Innendienst wird entlastet. Medizintechnik- und Praxisbedarf aus Niedersachsen Fiktiv: Versorgungs GmbH, beliefert Praxen, Labore und MVZs mit Verbrauchsmaterial. Heute ohne Shop: Wiederkehrende Verbrauchsgüter werden per E-Mail bestellt. Je Praxis gibt es mehrere Ansprechpartner, aber keine saubere digitale Rollenlogik. Probleme: Bestellberechtigung unklar, Nachbestellungen dauern unnötig lang, wiederkehrende Positionen werden immer neu erfasst. Magento-Lösung: Company Accounts mit mehreren Nutzern und Rollen/Berechtigungen, Requisition Lists für Standardbedarfe, kundenspezifische Kataloge und Preise. Nutzen: Die Praxismanagerin genehmigt, der Einkauf bestellt, Standardbedarf wird mit wenigen Klicks erneut ausgelöst. Büro- und Betriebsausstatter aus Hessen Fiktiv: BüroPartner GmbH, beliefert mittelständische Firmen mit Büromaterial, Hygieneartikeln und Betriebsmitteln. Heute ohne Shop: Kunden bestellen Standardartikel per Mail oder telefonisch. Rabattstaffeln und Sonderpreise werden manuell geprüft. Probleme: Kleine Aufträge verursachen unverhältnismäßig viel Aufwand; Cross-Selling passiert kaum; der Vertrieb verbringt Zeit mit C-Artikeln statt mit größeren Accounts. Magento-Lösung: Self-Service-Shop mit Kundengruppenpreisen, Reorder-Funktionen, Cross-Sell-/Up-Sell-Logik, Gutscheinen und Aktionsregeln. Merchandising, Promotions und wiederkehrende Kundenangebote. Nutzen: Mehr Warenkorbwert bei geringerem Bearbeitungsaufwand. Beschlag- und Innenausbauhersteller aus Bayern Fiktiv: Objektbeschläge GmbH, verkauft über Händler, möchte aber zusätzlich digitalen Service für Architekten, Verarbeiter und Bestandskunden aufbauen. Heute ohne Shop: Produktinfos liegen in PDFs, technische Rückfragen landen beim Außendienst, Ersatzteile werden einzeln abgefragt. Probleme: Wissensarbeit landet permanent im Vertrieb, Ersatzteilgeschäft ist unstrukturiert, kein sauberer digitaler Kanal für kleine und mittlere Bedarfe. Magento-Lösung: Produkt- und Ersatzteilkatalog, Login-Bereiche, Downloads, kundenspezifische Preis-/Sortimentslogik für Händler und parallel eine öffentliche Storefront für andere Zielgruppen. Adobe Commerce ist ausdrücklich als B2B- und B2C-Plattform positioniert. Nutzen: Der Shop wird nicht nur Vertriebskanal, sondern Service- und Wissensplattform. Sie möchten mehr Informationen rund um Magento Onlineshops? Hier finden Sie Informationen rund um Magento Shop und Kosten Hier finden Sie Informationen zu Magento Betreuung durch KonVis Hier finden Sie mehr Informationen zu individueller Magento Erweiterung Programmierung