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  "textContent": "Dieser Beitrag soll einen Überblick geben wie ein digitales Bestellsystem für Bestandskunden verwendet werden kann. Dabei sollen hier die Möglichkeiten eines B2B-Shops als Prozessverbesserung und Vereinfachung des Bestellablaufs aufgezeigt werden. Viele B2B-Unternehmen haben kein Nachfrageproblem, sondern ein Prozessproblem: Bestandskunden bestellen regelmäßig ähnliche Produkte, aber jede Bestellung läuft noch über E-Mail, Telefon oder manuelle Abstimmung. Ein B2B-Bestellportal kann genau diese wiederkehrenden Abläufe digitalisieren. Kurz erklärt: Wie lassen sich B2B-Bestellungen automatisieren? B2B-Bestellungen lassen sich automatisieren, indem Bestandskunden über ein geschütztes Bestellportal selbst Produkte auswählen, individuelle Preise sehen, Verfügbarkeiten prüfen und Bestellungen direkt auslösen können. Die Bestellung kann anschließend automatisch an Warenwirtschaft, ERP, Logistik oder interne Systeme übergeben werden. Was wird bei B2B-Bestellungen eigentlich automatisiert? Wann lohnt sich ein B2B-Bestellportal im Mittelstand? Geeignete Fälle z.B. Hersteller mit Ersatzteilgeschäft Großhändler mit wiederkehrenden Kundenbestellungen technischer Handel Unternehmen mit Verbrauchsmaterialien Unternehmen mit festen Kundenkonditionen Unternehmen mit Außendienst + Innendienst Unternehmen mit vielen Standardbestellungen Unternehmen mit ERP-/Warenwirtschaftssystem Unternehmen mit Bestandskunden, die regelmäßig nachbestellen Typische Anzeichen, dass Automatisierung sinnvoll ist Viele Bestellungen ähneln sich. Kunden bestellen regelmäßig dieselben Artikel. Preise und Konditionen sind kundenspezifisch, aber klar definiert. Der Innendienst beantwortet viele Standardfragen. Bestellungen müssen mehrfach intern übertragen werden. Fehler entstehen durch Medienbrüche. Wachstum ist nur mit mehr Personal möglich. Welche Funktionen automatisieren B2B-Bestellungen wirklich? 1. Login-Bereich für B2B-Kunden Es gibt üblicherweise einen geschlossener Shop. Die Preise sind nur nach Login sichtbar. Auch ein kundenspezifische Sortimente ist denkbar. Üblicherweise ist auch eine Freischaltung neuer Kunden nötigt. Über Programmierung von Rollen und Rechte für Kunden, können auch Funktionen im Detail gesteuert werden. KonVis hat bereits Magento-Lösungen, bei denen Kundenlogin erzwungen wird umgesetzt. Das passt besonders für B2B-Shops, in denen nicht alle Produkte öffentlich sichtbar sein sollen. 2. Kundenindividuelle Preise und Konditionen Es ist möglich Preislisten je Kunde umzusetzen. Es können Rabatte je Kundengruppe hinterlegt werden, Staffelpreise oder auch Sonderkonditionen. Zahlungsarten je Kunde sind möglich oder auch Lieferbedingungen. Magento kann dort genau nach den eigenen Anforderungen angepasst werden. 3. Schnellbestellung und Wiederbestellung Magento hat von Haus aus eine Bestellhistorie. Der Warenkorb kann aus einer alter Bestellung gefüllt werden. Die Artikelnummer-Direkteingabe in der Suche ist möglich. Es ist aber auch denkbar z.B. CSV-/Excel-Import umzusetzen. Favoritenlisten/Merklisten für Produkte sind von Haus aus enthalten. Es können auch kundenindividuelle Kataloge mit Kundenprodukten hinterlegt werden. 4. Verfügbarkeiten und Lieferzeiten Der Lagerbestand kann angezeigt werden. Lieferstatus anzeigen ist möglich basieren auf entsprechenden Daten. Die Anzeige dieser Daten kann differenzierte nach Login erfolgen. Eine mögliche Anbindung an Warenwirtschaft um die entsprechenden Daten zu erhalten ist über Magento-Schnittstelle möglich. 5. Übergabe an ERP, Warenwirtschaft oder Logistik Bestellungen werden üblicherweise nicht nur im Shop gespeichert sondern es erfolgt eine automatische Übergabe an interne Systeme. Die Rückmeldung von Bestellstatus in den Shop ist möglich. Aktualisierung von Preisen oder auch Artikeln, Beständen über Magento-Schnittstelle ist möglich. Wir haben hier langjährige Erfahrung in der oft komplexen Einrichtung, Betreuung oder auch Fehlersuche von Schnittstellen. Warum ein B2B-Bestellportal kein klassischer Onlineshop ist Ein B2B-Shop muss nicht wie ein klassischer Endkundenshop funktionieren. Für viele mittelständische Unternehmen ist er eher ein digitales Bestellportal für bestehende Kunden. B2C-ShopB2B-Bestellportalöffentliche ProduktpreisePreise oft erst nach LoginZahlung per PayPal/Kreditkartehäufig Rechnung, individuelle ZahlungsbedingungenNeukundengewinnung im FokusProzessentlastung und Bestandskundenservice im Fokusein Preis für allekundenspezifische Preiseeinfacher Checkoutoft Freigaben, Rollen, Budgets, KostenstellenMarketing-orientiertprozess- und schnittstellenorientiert Welche Vorteile bringt die Automatisierung von B2B-Bestellungen? Vorteile für das Unternehmen Es gibt weniger manuelle Auftragserfassung. Somit auch weniger Rückfragen und Fehler. Das wiederum erlaubt eine schnelle Bearbeitung. Der Innendienst und Vertrieb wird so entlastet. Durch die Automatisierung ist eine bessere Skalierbarkeit möglich. Gleichzeitig ist der Bestellprozess nachvollziehbarer und digital in Echtzeit dokumentiert. Dies führt zu einer besseren Datenqualität für weitere Auswertung/Verbesserung wie KI Vorteile für B2B-Kunden B2B-Kunden können so jederzeit bestellen und von überall (mit Internetanverbindung). Die Kunden haben ihre eigene Preise und womöglich Sortiment. Es können alte/wiederkehrende Bestellungen erneut ausgelöst werden. Die Verfügbarkeiten kann jeder Kunde selbst prüfen. Das führt zu weniger Wartezeit auf Rückmeldungen und zu transparenter Bestellprozessen. Vorteile für Vertrieb und Innendienst Der zentrale Punkt ist, dass es weniger Standardaufgaben abzuarbeiten gibt, da der B2B-Shop diese abwickelt. Es ist somit mehr Zeit für Beratung vorhanden aufgrund weniger manuelle Nacharbeit. Auch die internen Rückfragen innerhalb des Innendienst werden sinken. Welche Schnittstellen sind bei einem B2B-Bestellportal wichtig? Ein Shop sollte selten isoliert betrieben werden. Für den Start ist dies ggf. sinnvoll um so klein wie möglich zu starten. Es sollte mittelfristig aber laufend der Grad der Automatisierung stufenweise erhöht werden. Idealerweise beschäftigt man sich nur noch mit Verbesserung der Automatisierung und Behebung exotischer Fehler, aber führt keine Standardarbeiten mehr händisch durch. Mögliche Systeme zur Anbindung sind üblicherweise: ERP Warenwirtschaft PIM CRM Logistiksystem Zahlungs-/Rechnungssystem E-Rechnung / ZUGFeRD Versanddienstleister Buchhaltung DatenRichtungArtikelERP/PIM → MagentoPreiseERP → MagentoLagerbeständeWarenwirtschaft → MagentoKundenERP/CRM → MagentoBestellungenMagento → ERPVersandstatusLogistik → MagentoRechnungenERP/Buchhaltung → Kunde/ShopoderKunde/Shop → ERP/Buchhaltung Wie läuft die Einführung eines B2B-Bestellportals ab? Empfohlene Struktur: Prozesse analysierenWelche Bestellungen laufen heute manuell? Welche Kunden bestellen regelmäßig? Zielbild definierenSoll der Shop nur Bestellungen erfassen oder auch Preise, Bestände, Rechnungen und Status anzeigen? Systemlandschaft prüfenWelche Daten liegen in ERP, Warenwirtschaft, PIM oder CRM? B2B-Funktionen festlegenLogin, Preise, Sortimente, Schnellbestellung, Freigaben, Rollen. Was ist nötig für den Start? Magento-Shop oder Erweiterung planenStandardfunktionen, Erweiterungen, individuelle Programmierung. Schnittstellen entwickelnArtikel, Preise, Kunden, Bestellungen, Bestände. Pilotkunden testen lassenBesonders wichtig bei B2B, weil Prozesse je Kunde unterschiedlich sein können. Schrittweise ausrollenNicht zwingend alle Kunden und Funktionen auf einmal. Welche Fehler sollten Unternehmen vermeiden? Der größte Fehler ist häufig nicht die falsche Shopsoftware, sondern ein unklarer Prozess vor Projektstart. Es wird nur an den Shop gedacht, nicht an Prozesse. Hier sollte von Beginn an wirklich der komplette Prozess beim Verkauf durchdacht werden. Es ist unrealistisch jegliches Detail wirklich bedacht zu haben, jedoch sollten zumindest fast alle mögliche Probleme früh erkannt und sinnvoll im Shop-Zusammenspiel abgebildet werden Kundenindividuelle Preise werden unterschätzt. Wenn über Jahrzehnte oder womöglich Generationen dort Wildwuchs entstanden ist, wird es äußerst kompliziert dies in einem Shop abzubilden. Dort gilt es dann frühzeitig Lösungen zu finden, wie es möglich ist ERP-Daten sind nicht sauber genug. Das kann natürlich ein KO-Kriterium sein. Wenn die Daten nicht sauber im ERP sind, sind diese im Shop \"wertlos\" und müssen womöglich erst aufbereitet/gereinigt werden. Kleinere Probleme sind normal, aber je unsauberer diese sind umso kritischer wird es. Schnittstellen werden zu spät geplant. Eine Schnittstelle ist niemals ein Standardprojekt. Es gibt immer irgendwelche exotischen Details, die niemand beachtet oder überhaupt bewusst waren. Hier gilt genug Zeit einzuplanen und in kleinen Schritten vorzugehen. Der Innendienst wird nicht einbezogen. Ohne dessen Einbindung und somit auch Unterstützung, wird ein Shop schlicht nicht angenommen und womöglich als Feind gesehen. Kunden werden nicht getestet. Das ist kritisch und muss schlicht vom Kunden selbst gemacht werden. Der Kunde muss intensiv selbst testen und idealerweise werden Stammkunden einzeln auch zum Testen eingeladen. Es wird versucht, alle Sonderfälle im ersten Schritt abzubilden. Dieser Ansatz führt üblicherweise zum Scheitern des Shops, da es nicht möglich ist. Es sollte mit so wenig Fällen wie nur möglich gestartet werden. Einfache Standardfälle oder den relevantesten Fall so einfach wie möglich. Dann werden idealerweise stückweise exotischere Fälle umgesetzt. Der Shop wird wie ein B2C-Shop geplant. Bei einem B2C Shop steht Look, Design oder auch Marketing stark im Fokus. Generell wird dort auch auf Neukunden viel Fokus gelegt. Im B2B Shop wird üblicherweise mit Bestandskunden gestartet. Laufende Betreuung, Updates und Weiterentwicklung werden nicht berücksichtigt. Nach dem Go-Live des Shops sind Updates schlicht essentiell um die Sicherheit und Stabilität des Systems zu gewährleisten. Aber auch die laufende Weiterentwicklung mit Ziel kontinuierliche Verbesserungen sind wichtig für einen dauerhaft erfolgreichen B2B-Shop. Magento als mögliche technische Basis Warum eignet sich Magento für individuelle B2B-Bestellprozesse? stark anpassbar gute Grundlage für individuelle Prozesse geeignet für komplexere Produkt- und Preislogiken Schnittstellen über API möglich erweiterbar durch Module und individuelle Entwicklung sinnvoll bei gewachsenen Anforderungen Wann Magento nicht die richtige Lösung ist sehr kleines Budget sehr einfacher Shop ohne Sonderprozesse kaum Schnittstellenbedarf wenige Produkte, keine individuellen Preise keine internen Ressourcen für Pflege und Weiterentwicklung Wirtschaftliche Betrachtung Wann rechnet sich die Automatisierung von B2B-Bestellungen? Einsparpotenzial = Anzahl wiederkehrender Bestellungen × durchschnittlicher manueller Aufwand × interner Stundensatz Hier bietet es sich an zu Fragen: Wie viele manuelle Bestellungen gibt es pro Monat? Wie lange dauert die Bearbeitung einer Standardbestellung? Wie viele Rückfragen entstehen? Wie häufig passieren Eingabefehler? Wie stark könnte der Innendienst entlastet werden? Welche Kunden würden ein Portal tatsächlich nutzen? Welche Prozesse können wirklich standardisiert werden? Der Nutzen entsteht nicht nur durch eingesparte Zeit, sondern auch durch weniger Fehler, bessere Datenqualität und höhere Servicequalität für Bestandskunden. Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit für ein B2B-Bestellportal? Fragen, die Sie sich stellen sollten: Gibt es viele wiederkehrende Bestellungen? Haben Kunden feste Sortimente? Gibt es individuelle Preise oder Konditionen? Liegen Produktdaten strukturiert vor? Gibt es ein ERP oder eine Warenwirtschaft? Sollen Bestellungen automatisch übertragen werden? Müssen Produkte oder Preise geschützt sein? Soll der Innendienst entlastet werden? Gibt es Pilotkunden, mit denen getestet werden kann? Ist klar, welche Prozesse im ersten Schritt automatisiert werden sollen? B2B-Bestellungen mit Magento automatisieren lassen Ein B2B-Bestellportal ist dann sinnvoll, wenn es nicht nur Produkte online stellt, sondern echte Prozesse vereinfacht. Entscheidend sind saubere Anforderungen, passende Schnittstellen und eine realistische Projektplanung. KonVis unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Konzeption, Entwicklung und Betreuung individueller Magento-B2B-Lösungen. Sie möchten prüfen, ob sich ein B2B-Bestellportal für Ihr Unternehmen lohnt? Sprechen Sie mit KonVis über Ihre bestehenden Bestellprozesse. Zu unseren Kontaktdaten Sie möchten mehr Informationen rund um Magento Onlineshops? Hier finden Sie Informationen rund um Magento Shop und Kosten Hier finden Sie Informationen zu Magento Betreuung durch KonVis Hier finden Sie mehr Informationen zu individueller Magento Erweiterung Programmierung",
  "title": "Wie automatisieren mittelständische Unternehmen B2B-Bestellungen mit einem Magento-Shop?",
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