Quanto custa contratar o primeiro funcionário sendo MEI: veja como calcular salário, encargos e extras

O crescimento do negócio traz um novo desafio para muitos Microempreendedores Individuais (MEI): a contratação do primeiro funcionário. Antes de dar esse passo, entretanto, é fundamental entender que o custo da contratação vai além do salário pago mensalmente ao colaborador. Especialistas consultados por PEGN destacam que o processo inclui encargos trabalhistas, tributos e provisões obrigatórias, que podem elevar significativamente os gastos da empresa. O primeiro passo é conhecer as limitações legais. O MEI pode contratar apenas um empregado, que deve receber, no mínimo, o salário mínimo nacional (R$ 1.621) ou o piso salarial definido pela categoria profissional em convenção coletiva. Tatiana Sant’Anna, advogada trabalhista do Durão, Almeida & Pontes - Advogados Associados, reforça que, apesar do regime simplificado, o MEI deve cumprir praticamente as mesmas obrigações trabalhistas de outras empresas. "O MEI precisa fazer o registro formal do empregado, ou seja, assinar a carteira dele, recolher o FGTS, INSS, pagar férias, pagar 13º, cumprir todas as obrigações trabalhistas previstas na lei", diz. Segundo a especialista, um dos erros mais frequentes é considerar apenas o salário combinado com o trabalhador. "Muitos empreendedores acreditam que basta só combinar o salário com o funcionário e acabam esquecendo das demais obrigações efetivas da legislação trabalhista", reitera. Salário e custo real não são a mesma coisa Entender a diferença entre salário e custo total da contratação é essencial para evitar desequilíbrios financeiros. De acordo com Nátaly Zamaro, especialista em finanças e CEO da Spot Finanças, o valor pago ao funcionário representa apenas uma parte do gasto assumido pela empresa. "O salário é apenas o valor que o colaborador recebe mensalmente. Já o custo real da contratação inclui todos os encargos e despesas obrigatórias que o empregador assume", pontua. No caso do MEI, os principais encargos e provisões sobre a folha de pagamento incluem: FGTS: 8% sobre o salário; INSS patronal: 3% sobre o salário; 13º salário; Férias, incluindo o adicional de um terço. Sant’Anna alerta que o impacto desses custos pode ser expressivo para MEIs. "Como regra prática, o custo total de um empregado costuma superar em aproximadamente 30% a 70% o valor do salário nominal, dependendo da categoria profissional, da existência de benefícios convencionais e da rotina de trabalho", explica. Como calcular os custos da contratação Além dos encargos obrigatórios, o empreendedor também deve considerar despesas adicionais, como o vale-transporte. Isso porque o benefício é obrigatório quando o empregado utiliza transporte público para o deslocamento entre casa e trabalho e formaliza a solicitação. A legislação permite descontar até 6% do salário básico do trabalhador, enquanto o restante do valor fica sob responsabilidade do empregador. As especialistas recomendam que o planejamento seja feito com base no custo anual da contratação, e não apenas no impacto mensal. Por isso, Zamaro sugere o uso de uma planilha que contemple salário bruto, FGTS, INSS patronal, provisão de 13º salário, férias e benefícios. Como exemplo, ela afirma que "um funcionário com salário de R$ 2 mil ao mês, pode gerar um custo mensal próximo de R$ 2.651,58 para o empresário". Qual o momento certo para contratar? A decisão de ampliar a equipe não deve ocorrer apenas por causa de um aumento temporário da demanda. Segundo Zamaro, a empresa deve ter previsibilidade de receita e capital de giro suficiente para absorver os custos da folha de pagamento sem comprometer o fluxo de caixa. Entre os sinais de que o negócio pode estar pronto para contratar estão o excesso recorrente de demanda e a perda de clientes por falta de capacidade operacional. Contudo, as especialistas alertam que a falta de planejamento pode resultar em passivos trabalhistas relevantes, incluindo multas e cobranças judiciais relacionadas a horas extras ou FGTS não recolhido. Quer ter acesso a conteúdos exclusivos da PEGN? É só clicar aqui e assinar! Leia também