Schutz vor Defekten, Diebstahl und Hackern: So sichern Sie Ihre Daten richtig

Jeder verwaltet auf seinem iPhone und Mac heute eine stetig wachsende Masse an wertvollen Daten. Die Speicherkapazität jedes Gerätes ist aber endlich und eine zu volle SSD wird langsam – irgendwann müssen Sie deshalb nicht mehr benötigte Daten entweder löschen oder auslagern.

Oft sammeln sich auf dem internen Speicher schließlich Daten, die Sie eigentlich nicht mehr benötigen, aber keinesfalls löschen wollen – etwa Videos von längst vergangenen Urlauben und Familienfesten, tausende PDFs und Dokumente, aber auch alte Projektdateien – etwa von einem Videoprojekt.

Warum nicht einfach alles auf eine große externe Festplatte auslagern?

Der erste Gedanke: Eine externe Festplatte oder SSD muss her. Das ist nicht teuer, für das Archivieren von Daten eignet sich auch eine günstige Festplatte. Für rund 150 Euro erhalten Sie etwa eine mobile Festplatte mit 4 TB, das genügt für zahllose Fotos und Videos. Einfach die Daten auf die Festplatte kopieren, diese in eine Schublade legen und das Problem scheint gelöst!

Und nun können Sie die Originaldaten auf Ihrem Mac oder iPhone löschen? Grundsätzlich ja. Das Problem: Die Dateien existieren dann nur noch auf dieser einen Festplatte. Geht sie verloren, wird beschädigt oder fällt aufgrund eines Defekts aus, sind die Daten im schlimmsten Fall unwiederbringlich weg. Besonders ärgerlich ist das bei unersetzlichen Erinnerungen wie Familienfotos, Urlaubsvideos oder wichtigen Dokumenten.

Wie haltbar Festplatten wirklich sind, ist in Fachkreisen allerdings umstritten und hängt stark vom Modell ab, wie Tests des Cloud-Dienstes Backblaze bei Server-Festplatten zeigen. Vor allem wenn sie mehrere Jahre nicht genutzt werden, ist dies gefährlich, da die Motoren verschleißen und sich Schmierstoffe verflüchtigen.

SSDs und USB-Sticks haben keine derartigen Motoren, sind aber ebenfalls für die jahrelange Offline-Lagerung nicht ideal. Eine Studie von Google und der Universität Toronto bemängelte etwa deutlich höhere Fehlerraten als bei Festplatten (allerdings in Rechenzentren, wie beim Test von Backblaze).

Probleme machen SSDs noch aus einem anderen Grund – fällt bei einer SSD der Controller aus, sind die Daten von einer Sekunde auf die andere nicht mehr verfügbar. Das betraf vor einigen Jahren bestimmte Modelle von Sandisk, aber auch Modelle von Crucial und Samsung waren schon betroffen.

Bei USB-Sticks und SD-Karten kann die Langzeithaltbarkeit hoch sein, ist aber schlecht einschätzbar. Hat der Hersteller bei den Komponenten gespart, etwa beim Speicher oder Controller, ist auch ein solcher Stick schnell unbrauchbar.

Nach meiner Einschätzung können Sie Ihre Daten auf einer guten aktuellen SSD oder Festplatte zwar problemlos einige Jahre aufbewahren – die Geräte halten aber nicht ewig und sollten gelegentlich überprüft werden.

Schon das Anstecken ist ein guter Test: Mountet sie sofort, ist vermutlich alles in Ordnung. Bei einer Festplatte gibt es nämlich Warnsignale wie verzögertes Hochfahren, Geräusche oder plötzliche Abmeldungen (dann sollten Sie sie austauschen).

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Stephan Wiesend

Empfehlenswert ist deshalb, dass Sie die Daten mehrfach speichern – auf ein zweites Medium oder noch besser in der Cloud.

Ausgelagerte Daten mit Time Machine sichern

Time Machine ist die fast schon perfekte Lösung für Backups. Alle Daten auf dem Mac können damit gesichert werden, die Wiederherstellung ist schnell und komfortabel möglich.

Da sich die Daten nach einem Backup sowohl auf Ihrem Mac als auch auf dem Time-Machine-Medium befinden, ist ein technischer Defekt kein Problem. Der defekte (oder gestohlene) Mac wird ersetzt und die Daten werden auf das neue Gerät überspielt. Beim Ausfall eines Time-Machine-Mediums schließen Sie einfach eine neue externe SSD oder Festplatte an den Mac an.

Auf Wunsch kann Time Machine auch eine externe Festplatte oder SSD mit den ausgelagerten Daten mit sichern. Sie müssen nur darauf achten, dass die externe Festplatte oder SSD nicht in der Ausschlussliste auftaucht.

Dazu tippen Sie in der Systemeinstellung „Time Machine“ auf „Optionen“ und sehen eine Ausschlussliste. Ihre externe Festplatte, etwa mit dem Namen „Datengrab“, sollte hier nicht aufgeführt sein. Sie können dies mit den Plus- und Minus-Symbolen in der Liste konfigurieren.

Achten Sie bei Time Machine darauf, ob auch externe Festplatten mit gesichert werden.

Stephan Wiesend

Es gibt bei diesem Sicherungskonzept allerdings mehrere Nachteile: Time Machine ist keine Archivierungssoftware. Löschen Sie versehentlich Daten auf der externen Festplatte, werden diese Daten auch in den Time-Machine-Backups gelöscht. Um Platz zu schaffen, löscht Time Machine außerdem regelmäßig alte Backup-Versionen – auch von der externen Festplatte.

Um dies zu vermeiden, können Sie die ausgelagerten Daten mit einem anderen Backup-Programm sichern, etwa dem kostenlosen Smart Backup. Dieses bietet eine Option, um gelöschte oder veränderte Daten automatisch zu archivieren. Das ist etwas unkomfortabler als mit Time Machine, aber sicherer. Auch die Hersteller von Festplatten legen oft Backup-Programme bei.

Eine Datensicherung findet obendrein nur statt, wenn die Auslagerungs-SSD mit dem Mac verbunden ist und so von Time Machine gesichert werden kann. Die Festplatte muss also regelmäßig angeschlossen werden. Das Time-Machine-Medium muss obendrein entsprechend groß sein. Bei einer externen Festplatte mit 2 TB an Daten sind inklusive der Mac-Daten etwa vier oder mehr TB Speicherplatz vonnöten.

Ein weiteres Problem: Gibt es einen Brand oder Einbruch, gehen vielleicht Mac und Time-Machine-Medium verloren. Ein zusätzliches Cloud-Archiv ist auch bei einem Backup mit Time Machine deshalb der Idealfall.

Alternative Clouddienste

Zusätzlich zu einer externen Festplatte ist eine Sicherung in der Cloud zu empfehlen. Hier gibt es zahlreiche günstige Anbieter, aber für langfristige Archivierung würde ich vielleicht eher einen der großen Anbieter empfehlen – etwa Google Cloud oder Amazon. Auch der für seine Backup-Software bekannte Hersteller Acronis hat eine Cloud-Backup-Lösung im Angebot.

Fotos können Sie mit Cloud-Diensten wie Amazon Photos abgleichen.

Stephan Wiesend

Nutzer von Amazon Prime können ihre Fotos etwa kostenlos mit Amazon Photos sichern. Nutzen Sie bereits Microsoft 365, ist auch OneDrive eine interessante Alternative. Zahlreiche Dienste sind auch 2026 noch kostenlos nutzbar.

Kostenlose Speicherdienste

Dienst	Kostenloser Speicher / Freivolumen
iCloud (Apple)	5 GB
Google Drive (Google)	15 GB pro Google-Konto
OneDrive (Microsoft)	5 GB, bis zu 1 TB bei Abo Microsoft 365
MagentaCLOUD (Telekom)	3 GB kostenlos, 25 GB für Telekom-Kunden
pCloud	bis zu 10 GB kostenlos
Amazon Photos (Prime)	Fotos ohne Einschränkung, 5 GB bei Videos
MultCloud	5 GB/Monat gratis Transfervolumen
Box	10 GB kostenlos aber Dateigröße maximal 250 MB
Mega	20 GB kostenlos

iCloud ist ebenfalls eine gute Lösung: Sie können komplett auf iCloud vertrauen und alle Fotos und Videos bei Apple hochladen. Dazu müssen Sie aber alle Fotos und Videos mit Fotos verwalten und genügend iCloud-Speicher haben.

Wählen Sie nun die Option „Speicher optimieren“, werden die Originaldateien auf Apples Server hochgeladen. Auf Mac und iPhone verbleiben nur Platzhalterdateien, die sehr wenig Platz verbrauchen. Gerade für Privatanwender eine hervorragende und sichere Lösung.

Apple

Allerdings sind Sie an Apple gebunden und können nicht einfach zu einem anderen Anbieter wechseln. Auch wenn Sie oft Fotos und Videos mit einer Digitalkamera erstellen, müssen Sie diese Daten dann mit Apple Fotos verwalten. Lightroom-Bibliotheken können Sie so nicht auslagern.

Um ein kostenpflichtiges iCloud-Abo kommen Sie meist ebenfalls nicht herum. Vor allem Videos verbrauchen schließlich schnell Hunderte an GB und werden eigentlich nur in Ausnahmefällen noch benötigt.

Für erfahrene Anwender, die große Datenmengen günstig speichern wollen, ist der Dienst S3 einen Blick wert. Hier zahlen Sie für das „Lagern“ von 100 GB 0,40 Dollar pro Monat, in der Version S3 Glacier sogar nur 0,099 (!) Dollar pro Monat.

Bei S3 Glacier ist der Zugriff auf die Daten nur mit Verzögerung möglich und für das Herunterladen wird eine Gebühr fällig. Abgerechnet wird nämlich vor allem der Zugriff auf Daten. Wenn Sie die Daten nur auslagern und vielleicht nie wieder benötigen, sorgt dies für recht niedrige Kosten.

Amazon S3 ist eine der günstigsten Lösungen, aber recht kompliziert in der Bedienung.

Stephan Wiesend

Die Bedienung und vor allem die Anmeldung und Konfiguration sind aber kompliziert und für Profis konzipiert. Gedacht ist der Dienst für Unternehmen, kann aber auch privat genutzt werden. Es gibt außerdem alternative Clients für den Zugriff, etwa Cyberduck und Arq.

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Der Goldstandard: 3-2-1-Prinzip

Das Problem mit der sicheren Aufbewahrung von Daten haben auch Unternehmen: Gibt es doch Geschäftsdaten, die Sie nie wieder nutzen, aber aus rechtlichen Gründen weiter aufbewahren müssen – und das Finanzamt will dann die Daten vollständig und sofort und keine Ausreden hören.

Als beste Methode gilt bei Unternehmensanwendern das 3-2-1-Prinzip, ein Backup mit drei Kopien. Eine Kopie liegt dann vielleicht auf Ihrem Mac oder iPhone, die Sicherheitskopie auf einer externen Festplatte, eine dritte Kopie auf einem Cloud-Server.

Wichtig ist dabei auch die räumliche Trennung: Befinden sich alle Originale und Sicherheitskopien im gleichen Raum, könnten sie schließlich bei einem Brand oder Diebstahl verloren gehen. Auch Angriffe durch Malware könnten zum Datenverlust führen – manche Ransomware schädigt gezielt auch Backups und angeschlossene Medien.

Das müssen Firmen beachten

Gerade bei Selbstständigen vermischen sich oft private und berufliche Daten. Das kann rechtlich zum Problem werden: Für Firmen gibt es klare Richtlinien, wie sie ihre Daten archivieren müssen – vordergründig für das Finanzamt.

Hier gibt es vom Finanzministerium die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und Vorschriften laut HGB und Abgabenordnung.

So müssen Rechnungen und Buchungsbelege für 10 Jahre, alle Handels- und Geschäftsbriefe (auch E-Mails) für 6 Jahre aufbewahrt werden. Anders gesagt – sie dürfen Ihre Geschäfts-E-Mails erst nach sechs Jahren löschen. Für die technische Umsetzung sollten Firmen außerdem besser die Richtlinien des BSI beachten.

Optische Speichermedien wie M-Disc?

Was ist mit gebrannten Medien? Früher war es selbstverständlich, Daten auf einen CD- oder DVD-Rohling zu sichern. Heute würde ich davon abraten. So müssen Sie ein gutes Laufwerk und gute Rohlinge vorhalten – und es gibt immer wieder Ärger. Auch die Rohlinge sind ein eigenes Problem: So gibt es Hersteller, mit denen ich negative Erfahrungen gemacht habe, und Dual-Layer-DVDs und wiederbeschreibbare Medien wie DVD-RW neigen nach meiner Erfahrung besonders stark zu Ausfällen.

Es gibt zwar eine spezielle Mediensorte namens M-Disc (offizielle Schreibweise M-DISC), die über 1000 Jahre halten soll (was sich schwer nachprüfen lässt). Vor allem die Blu-Ray-Version BD-R ist offenbar noch recht verbreitet und ist bei Amazon problemlos bestellbar.

Der Vorteil: Die Daten können nicht nachträglich geändert werden und die Medien sind anscheinend für manche Firmen eine interessante Option, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.

Für Privatanwender sind Laufwerke und Medien aber zu teuer und umständlich. Und wenn einmal das Finanzamt wirklich Daten von Ihnen anfordert, will es 2026 sicher keine gebrannte CD-R per Post erhalten.

Tipp: Vorher ausmisten

Bei vielen alten Daten ist eigentlich klar, dass Sie sie nie wieder ansehen werden. Verwackelte Videos und Fotos sind zwar vielleicht schöne Urlaubserinnerungen, aber nicht erhaltenswert. Das Ausmisten spart viel teuren Speicherplatz und macht vielleicht sogar das Auslagern von Daten unnötig. Es gibt auch einige Tools, die Ihnen dabei helfen können.

Ein Ratschlag – an den ich mich auch öfter halten sollte –: Nach einem Urlaub oder Event sollten Sie misslungene Fotos und Videos einfach löschen. Selbst wenn Sie das zu dunkle Foto mit KI oder aufwendigen Nachbearbeitungen oft noch retten können, meist lohnt sich das einfach nicht.

Auch RAW-Versionen sind bei modernen Kameras und iPhones selten notwendig und verbrauchen viel Platz. Apple Fotos und Google Fotos bieten außerdem bereits integrierte Funktionen für das Aussortieren von Duplikaten. Dank KI gibt es zudem immer mehr Apps, die beim Aussortieren misslungener Fotos helfen. Mit CleanMyPhone haben wir erst kürzlich über eine App von MacPaw berichtet, die schon auf dem iPhone beim Aussortieren misslungener Fotos hilft.

Fazit

Beim Auslagern von wichtigen Daten sollten Sie vorsichtig sein. SSDs und Festplatten sind robust und halten größtenteils viele Jahre. Defekte und Unfälle kommen aber doch vor und Sie sollten besser auch die ausgelagerten Daten regelmäßig sichern. Vor allem Cloud-Speicher bietet sich als gute Zusatz-Absicherung an – und es muss nicht immer iCloud sein.

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